クラウド人事労務システムとは、インターネット上で、いつでも、どこでも従業員情報や給与計算、勤怠管理など、企業にとって必要な業務をオンライン上で行うことができるシステムのことを言います。
現在はまだインストール型の人事労務ソフトが多いですが、クラウド型の人事労務ソフトが急速に普及してきています。システムを導入すると、勤怠管理を自動化できるほか、外部のシステムと連携させることで、給与計算を自動化することも可能なため、業務効率化が期待できます。
ここでは、クラウド人事労務システムのメリットとデメリットをご紹介いたします。
【メリット】
1.法改正に対応
ソフトウェアのインストール、アップデートが不要であり、法改正など、常に最新の法規制に対応した機能を利用できます。
2.セキュリティ
クラウド人事労務システムを提供する企業は、システムのセキュリティに関するリスクに対応するために、常に最新のセキュリティ技術を導入している場合が多いため、セキュリティリスクを軽減できます。
3.業務効率化
クラウド人事労務システムを導入することで、従業員情報や勤怠管理、給与計算などの業務をオンラインで行えるため、業務効率化が期待できます。各種申請書や承認フロー勤怠管理と給与計算、さらには会計システムや経費精算を連携をさせることにより、手作業が減り、従業員の負担を減らせることだけでなく、経理担当者、給与担当者による人為的なミスも抑えられ、バックオフィス業務が一気通貫して構築することができる点がクラウド人事労務システム導入の大きなメリットです。
【デメリット】
1.インターネット接続環境が必要
クラウド人事労務システムを使用するには、インターネット接続環境が必要です。インターネット接続環境が悪い場合、システムの動作が遅くなる可能性があるため、注意が必要です。
2.サービス提供元の信頼性に依存する
インターネット上に情報を保存するため、サーバに重大なトラブルが起きた場合は、利用が一時的に停止されてしまうなどのリスクがあります。
3.ランニングコストがかかる
クラウド人事労務システムは契約方法は、月契約または年契約が一般的です。
インストール型の給与計算ソフトは、パッケージタイプの場合、複数年使用しても、最初の購入以上に費用がかかることはありません（社会保険料率や税率変更時などバージョンアップが必要な場合は除く）が、クラウドの労務管理システムの場合は、利用し続ける限り、月額料金や年間利用料がかかります。
また複数の会社を経営している場合、インストール型の会計ソフトでは追加費用は発生しませんが、クラウド人事労務システムではその会社の数だけ料金を支払う必要があります。
クラウド人事労務システムのメリットとデメリットを中心に説明いたしました。 メリットとデメリットがありますので、会社の置かれている状況に応じて、どちらを選択するか決めるのがよいでしょう。
クラウドシステム導入をお考えの方は、クラウド人事労務専門の社会保険労務士法人クラウドパートナーズまで、ぜひお気軽にお問合せ・ご相談ください。